Du er her:

Arbejdsgivers guide til barsel

Guiden er lavet som en hjælp til dig som arbejdsgiver og til at give et generelt overblik over, hvordan barsel virker og hvilke krav der stilles, primært til arbejdsgiver.

Koncepter du skal forstå for at bruge denne guide

I Danmark har vi forskellige måder at have ansatte på og det har betydning for, hvordan den enkelte skal aflønnes under barsel. Derfor er det vigtigt først at få afklaret om den ansatte er på en overenskomst, er funktionær eller ansat på andre vilkår.

Det er også vigtigt at være opmærksom på, at vi i vid udstrækning har mulighed for at sammensætte vores barselsorlov på måder, som passer til de individuelle behov, der kan være i de enkelte familier.

Begreber brugt i guiden

I guiden bliver barselsorloven benævnt ved forskellige navne, herunder er oplistet de forskellige typer af orlov, der fremgår af guiden samt hvad de dækker over.

  • Barselsforløbet, bliver brugt som en overordnet betegnelse for hele den samlede orlov.
  • Graviditetsorlov, er den del af barslen, der kan afholdes umiddelbart inden fødslen.
  • Barselsorlov bliver brugt som benævnelsen for den barsel moren afholder i de første 14 uger efter fødslen.
  • Fædreorloven er de to ugers barsel som faren har ret til i løbet af de første 14 uger efter fødslen.
  • Forældreorlov er betegnelsen for den sidste del af barslen som forældrene kan fordele imellem sig.

Teori

Udgangspunktet for denne guide er Barselsloven[1], Funktionærloven[2] og Barselsudligningsloven[3].

Står man som arbejdsgiver overfor at skulle sende en medarbejder på barsel, så kan spørgsmål som, hvad det koster og hvad skal man lige huske at gøre, hurtigt melde sig. Her er der ikke noget enkelt svar, da det afhænger af, hvilke vilkår medarbejderen er ansat på og hvordan den enkelte gerne vil afholde sin barsel.

Overenskomst / funktionær

Er medarbejderen ansat på en overenskomst, så er det den gældende overenskomst, der dikterer hvilken løn medarbejderen skal have under barsel.

Som funktionær har medarbejderen ret til halv løn under barsel, fra graviditetsorloven påbegyndes og frem til 14 uger efter fødslen. Er medarbejderen ikke i stand til at arbejde, som følge af graviditeten,[4] inden graviditetsorloven starter, så skal hun have fuld løn frem til det tidspunkt, hvor graviditetsorloven starter.[5]

Her er det vigtigt at være opmærksom på, at medarbejderen har ret til halv løn og at man selvfølgelig godt må aftale, at hun får mere.

Efter perioden, start graviditetsorlov til 14 uger efter fødsel, så gælder hvad end der er aftalt mellem arbejdsgiver og arbejdstager. Det er altså muligt at aftale, at medarbejderen skal have halv løn, fuld løn eller skal have barselsdagpenge i stedet for lønnen. Det er derfor vigtigt, at du som arbejdsgiver har fået talt med din ansatte om dette, hvis det ikke fremgår af ansættelseskontrakten.

Når man som arbejdsgiver udbetaler løn til sine ansatte under barsel, så har man mulighed for at søge en refusion svarende til barselsdagpengesatsen. Hertil kommer en ekstra refusion fra Barsel.dk, der er en barselsudligningsordning, der skal mindske lønudgifterne, når du har medarbejdere på barsel. Barsel.dk er en lovbestemt barselsudligningsordning og du skal derfor betale til ordningen, med mindre dine ansatte er omfattet af en anden godkendt ordning. Mere om hvem, der er omfattet af Barsel.dk, hvilke andre regler, der gælder og de forskellige godkendte barselsudligningsordninger kan findes på Barsel.dk[6].

Andre vilkår

Det er ikke altid, at den ansatte er hverken funktionær eller omfattet af en overenskomst. Det betyder, at du og din medarbejder skal have en aftale om der skal betales løn under barsel eller om hun skal have barselsdagpenge.

Ret til barselsdagpenge

Ansatte har ret til barselsdagpenge, hvis de har været tilknyttet arbejdsmarkedet i de sidste 13 uger før barsel og har arbejdet mindst 120 timer i den periode. Udbetaler du løn under barsel, er det dig, der får barselsdagpengene (refusion).

Moren har ret til barselsdagpenge i perioden 4 uger før fødsel til 14 efter fødsel. Faren har ret til barselsdagpenge i forbindelse med fædreorloven. Herudover har forældrene samlet ret til barselsdagpenge svarende til 32 ugers orlov.

SELVSTÆNDIG ERHVERVSDRIVENDE

Som selvstændig er der nogle andre krav, som skal være opfyldte for, at du har ret til barselsdagpenge.

  1. Du skal have arbejdet mindst 6 måneder inden for det sidste år
  2. Du skal have arbejdet den seneste måned inden orloven
  3. Du skal som minimum have arbejdet på halv tid i din virksomhed (18,5 timer om ugen)
  4. Du skal have overskud i din virksomhed
  5. Du skal dagligt have samvær med dit barn under barslen

Har du været selvstændig i mindre end 6 måneder, så kan du medregne perioder, hvor du har været lønmodtager.

Frister og satser

Udbetaler man løn til sin medarbejder under barsel, er det vigtigt at være opmærksom på de forskellige frister, der skal overholdes ellers kan det få betydning for refusionsperioden.

Nedenfor er en lille oversigt over forskellige frister som du og din medarbejder skal være opmærksomme på.

Oversigt over barsel

Anmeld barselsfraværet

Fraværet skal meddeles til Udbetaling Danmark, uanset om du udbetaler løn under barsel eller om din medarbejder skal have barselsdagpenge.

Hvis du udbetaler løn, så skal du give Udbetaling Danmark besked om fraværet, tidligst 4 uger før forventet fødsel og senest 8 uger efter sidste fraværsdag.

Udbetaler du ikke løn, skal fraværet også meldes til Udbetaling Danmark, så medarbejderen får mulighed for at søge barselsdagpenge. Den ansatte skal søge om barselsdagpenge senest 8 uger efter første fraværsdag.

Du og din medarbejder skal derfor have styr på følgende:

HVIS MOR:

  1. Skal der gøres brug af de 4 ugers fravær før fødsel, dette skal du have at vide 3 måneder før forventet fødsel.
  2. Hvor mange af de 14 ugers fravær efter fødsel der skal bruges, du skal have at vide hvornår din medarbejder er tilbage senest 8 uger efter fødsel.
  3. Hvor mange af de 32 ugers forældreorlov medarbejder ønsker at bruge, dette skal du også vide senest 8 uger efter fødsel.

HVIS FAR:

  1. Hvor mange af de 2 ugers fravær efter fødsel der skal bruges, du skal have at vide hvornår fraværet begynder senest 4 uger før.
  2. Hvor mange af de 32 ugers forældreorlov medarbejder ønsker at bruge, dette skal du også vide senest 8 uger efter fødsel.

Refusion af barselsdagpenge

Det er kun muligt at søge om refusion for løn, der allerede er udbetalt. Hvor ofte der søges er op til dig som arbejdsgiver, du kan altså søge hver måned, hvert kvartal eller efter hele orloven er afholdt. Fristen for at søge om refusionen er senest 8 uger efter den sidste orlovsdag.

Er der helligdage i perioden tæller disse også med som orlovsdage og du vil derfor også få refusion for dem.

Vælger medarbejderen at udskyde noget af sin barsel, skal Udbetaling Danmark ligeledes have besked herom senest 8 uger efter sidste orlovsdag i den udskudte periode.

Sygdom under graviditet

Bliver den ansatte syg som følge af graviditeten, skal hun give dig besked på den første sygedag. Du kan få refusion fra første sygedag, hvis du anmelder fraværet til Udbetaling Danmark senest 5 uger efter første fraværsdag. Overskrides fristen på de 5 uger kan du først søge om refusion fra det tidspunkt Udbetaling Danmark har modtaget ansøgningen.

Barsel.dk

Udover de barselsdagpenge du får fra Udbetaling Danmark, så får du også refusion fra Barsel.dk, der er en barselsordning for arbejdsgivere på det private arbejdsmarked. Det forudsætter selvfølgelig, at du udbetaler løn under barsel.

Når du søger om refusion af barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark, så giver de automatisk besked videre til Barsel.dk. Du skal derfor ikke søge om refusion ved Barsel.dk, den bliver automatisk udbetalt én gang i kvartalet. Udbetalingen sker ultimo måneden efter kvartalet er afsluttet, altså bliver refusionen for perioden 01.07 – 30.09 udbetalt sidst i oktober.

Har du ikke betalt dine bidrag til Barsel.dk eller har du indbetalt for sent, vil det blive modregnet i den refusion du skal have.

Satser for refusionen

Den maksimale refusion, der kan opnås svarer til en timeløn på 179,51 kr., er timelønnen mindre vil refusionen også blive mindre. Ligesom den del af lønnen, der måtte ligge over dette beløb, er der jo heller ikke nogen refusion for. Er timelønnen lig med eller under barselsdagpengesatsen, så er det ikke muligt at få refusion.

Den fulde refusion består som nævnt af barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark (max. 114,73 kr. pr. time) og refusion fra Barsel.dk (max. 71,06 kr. pr. time).[7]

Barsel.dk beregner refusionen baseret på timelønnen fratrukket AM-bidrag på 8 % med tillæg af feriepenge på 12,5 %.

Satser pr. time 01.10.2017 – 01.01.2017 – 30.09.2017
Barselsdagpenge – Udbetaling Danmark 114,73 kr. / time 114,73 kr. / time
Refusion – Baresl.dk 71,06 kr. / time 55,56 kr. / time
Samlet maksimal refusion 179,51 kr. / time 170,29 kr. / time

Tabel 1 – Refusionssatser 2017, opgjort pr. time (sidst opdateret 09.11.2017)

Satsen pr. uge er derfor maksimalt 4.245,00 kr. før skat for en fuldtidsansat. I 2018 bliver denne sats sat op til 4.300,00 kr. pr. uge.
Eksempler på, hvordan refusionen beregnes kommer senere.

 

Periode med refusion

Virksomheden kan få refusion for den løn, der bliver udbetalt under barsel uanset om det er far eller mor, der er fraværende.

Hvis vi starter med refusionen fra Udbetaling Danmark, så er det muligt at få refusion for den løn, der udbetales til moren i perioden, op til 4 uger før forventet fødsel samt de første 14 uger efter fødslen. Det er også muligt at få refusion for 2 ugers fædreorlov, som faren kan afholde indenfor de første 14 uger efter fødslen. Herudover er der de 32 ugers forældreorlov som kan fordeles mellem forældrene.

Kigger vi på Barsel.dk, så er der mulighed for refusion i perioden 4 uger før fødsel til 14 uger efter fødsel for moren. Det er også muligt at få refusion for de to ugers fædreorlov. Hvad angår forældreorloven, så er der kun mulighed for refusion af samlet 25 uger. Forældreorloven kan afholdes af den ene eller af begge forældre, refusionen bliver så udbetalt ud fra hvem, der først holder orlov. Afholder begge forældre forældreorlov på samme tid, så bliver refusionen fordelt mellem arbejdsgiverne til begge to, der bliver udbetalt refusion for 12,5 uge til hver af arbejdsgiverne.

UNDTAGELSE: Skal din medarbejder til forebyggende graviditetsundersøgelse, så skal du udbetale løn, der svarer til barselsdagpengesatsen for de timer/dage de er væk. Her er det dog ikke muligt at få refusion for den udbetalte løn.

Eksempler på barselsforløb

Som tidligere nævnt, så er det muligt at sammensætte orloven på forskellige måder. Nedenfor er givet nogle eksempler på, hvordan det kan se ud. Du skal som arbejdsgiver have fået besked om din medarbejders barselsforløb senest 8 uger efter fødslen.

Der er udelukkende lavet beregninger af den refusion som arbejdsgiver til moren kan søge. Og det er forudsat, at hun har en fuldtidsstilling.

Eksempel 1, barselsforløb

Det første eksempel viser et forløb, hvor moren vælger at afholde hele forældreorloven og faren kun afholder sine to ugers fædreorlov.

En kvindelig funktionær er i den lykkelige situation, at hun skal til at være mor. Hun har aftalt med sin arbejdsgiver, at hun skal have fuld løn (155 kr./time) i perioden 4 uger før fødsel til 14 efter fødsel. Herefter skal hun have barselsdagpenge.

Den 01.11.2016 giver moren arbejdsgiver besked om forventet fødsel pr. 06.02.2017. Allerede nu er hun afklaret omkring barselsforløbet og meddeler derfor, at hun vil holde orlov i perioden 09.01.2017-18.12.2017 (se figur 1 nedenfor).

Barsel - Figur 1 - Eksempel 1

Figur 1 – Eksempel 1, barselsforløb

 

Den 09.01.2017 starter moren sin barsel, der er nu 4 uger til forventet fødsel. Arbejdsgiverne vil gerne være i god tid og anmelder fraværet til Udbetaling Danmark.

Alt går som planlagt og fødslen finder sted den 06.02.2017. Faren har valgt at afholde sine 2 ugers fædreorlov i umiddelbar forbindelse med fødslen, hvilket han naturligvis har informeret sin arbejdsgiver om rettidigt (senest 4 uger før forventet fravær). Faren holder fædreorlov fra den 06.02.2017-20.02.2017.

Arbejdsgiveren udbetaler lønnen til moren som aftalt i den første periode af orloven, altså fra 09.01.2017-15.05.2017. Arbejdsgiver har valgt at vente med at søge refusion til den 31.05.2017, hvor der så bliver ansøgt om refusion for hele perioden. Ved samme lejlighed meddeler arbejdsgiveren til Udbetaling Danmark, at lønnen er stoppet.

Kvinden har som nævnt en timeløn på 155,00 kr. og i perioden var på 18 uger, derfor kommer regnestykket til at se ud som følgende:

Eksempel 1
Timeløn er mindre end den maksimale refusion
Kr. / time Hele perioden
Aftalt timeløn 155,00 kr. 103.230 kr.
Timeløn oplyst fra Udbetaling Danmark
(fratrukket 8% AM-bidrag)
142,60 kr. 94.972 kr.
Tillæg for feriepenge
(12,5% af timelønnen)
+17,83 kr. +11.871 kr.
Refusionsberettiget timeløn 160,43 kr. 106.843 kr.
Barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark -114,73 kr. -76.410 kr.
Difference 45,70 kr. 30.433 kr.
Refusion fra Barsel.dk 45,70 kr. 30.433 kr.
Refusion i alt 160,43 kr. 106.843 kr.

Tabel 2 – Beregning af refusion, eksempel 1

 

Da arbejdsgiver har valgt at søge refusionen, for hele perioden, den 31.05.2017 betyder det, at udbetalingen fra Barsel.dk bliver indsat på virksomhedens NemKkonto i slutningen af juli måned. Ift. refusionen af barselsdagpengene fra Udbetaling Danmark, så bliver de oftest udbetalt få dage efter ansøgningen er blevet modtaget og behandlet.

Eksempel 2, barselsforløb

Det andet eksempel, der bliver gennemgået, viser et barselsforløb, hvor forældrene har valgt at fordele forældreorloven mellem sig, det kan selvfølgeligt gøres på flere forskellige måder end det, der illustreres herunder.

Moren har i dette tilfælde en timeløn på 173,51 kr. og hun har aftalt med sin arbejdsgiver, at hun skal have fuld løn under hele sin orlov. Den forventede fødsel er sat til den 06.02.2017 og moren planlægger at afholde barsel i perioden 09.01.2017-02.10.2017 (se figur 2 nedenfor).

Barsel - Figur 2 - Eksempel 2

Figur 2 – Eksempel 2, barselsforløb

 

Moren starter sin barsel som planlagt den 09.01.2017 og arbejdsgiver udbetaler lønnen som aftalt. Arbejdsgiver vælger at søge refusion for lønudgifterne hver måned, under hele orloven.

Da moren har aftalt, at hun får 173,51 kr. pr. time i hele perioden på 38 uger, så kommer regnestykket til at se således ud:

Eksempel 2
Timeløn er det samme som den maksimal refusion
Kr. / time Hele perioden
Aftalt timeløn 173,51 kr. 243.955 kr.
Timeløn oplyst fra Udbetaling Danmark
(fratrukket 8% AM-bidrag)
165,15 kr. 224.439 kr.
Tillæg for feriepenge
(12,5% af timelønnen)
+20,64 kr. +28.055 kr.
Refusionsberettiget timeløn 185,79 kr. 252.494 kr.
Barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark -114,73 kr. -161.310 kr.
Difference 71,06 kr. 91.184 kr.
Refusion fra Barsel.dk 71,06 kr. 91.184 kr.
Refusion i alt 185,79 kr. 252.494 kr.

Tabel 3 – Beregning af refusion, eksempel 2

 

Da arbejdsgiver vælger at søge refusion løbende betyder det, at refusionen fra Barsel.dk bliver udbetalt som følger:

Refusionsperiode Udbetaling Beløb
Januar-marts (12 uger) Slut april 28.794 kr.
April-juni (13 uger) Slut juli 31.195 kr.
Juli-september (13 uger) Slut oktober 31.195 kr.[8]

Tabel 4 – Udbetalingsoversigt, Barsel.dk, eksempel 2

 

Refusionen af barselsdagpengene vil blive udbetalt løbende som Udbetaling Danmark, får indberetningerne.

Afholder faren noget af forældreorloven behøver det ikke nødvendigvis at være i umiddelbar forbindelse med de to ugers fædreorlov som det er vist i eksemplet.

Eksempel 3, barselsforløb

Det er også en mulighed, at forældrene skiftes til at afholde forældreorloven. I det viste eksempel afholder moren barsel i perioden 4 uger før fødsel til 14 uger efter fødsel samt 26 uger efter fødsel til 46 uger efter fødsel. Faren holder orlov i perioden 14 uger efter fødsel til 26 uger efter fødsel (se figur 3 nedenfor).

Den forventede fødsel er sat til 06.02.2017 og moren starter derfor sin orlov den 09.01.2017. Hun har meddelt arbejdsgiver, at hun holder barsel i perioden 09.01.2017 til 15.05.2017 og 07.08.2017 til 18.12.2017. Arbejdsgiver betaler fuld løn i den første barselsperiode (09.01.2017 til 15.05.2017), mens moren får barselsdagpenge i den anden periode (07.08.2017 til 18.12.2017), der søges løbende refusion i forbindelse med lønudbetalingerne.

Barsel - Figur 3 - Eksempel 3

Figur 3 – Eksempel 3, barselsforløb

 

I dette tilfælde har moren en løn på 180 kr./time, der er højere end refusionssatsen. Da det er aftalt, at hun skal have fuld løn under barsel, så vil arbejdsgiver skulle udbetale mere end der vil blive refunderet af Udbetaling Danmark og Barsel.dk. regnestykket for refusionen i de første 18 uger kommer derfor til at se således ud:

Eksempel 3
Timeløn er mere end den maksimale refusion
Kr. / time Hele perioden
Aftalt timeløn 180,00 kr. 119.880 kr.
Timeløn oplyst fra Udbetaling Danmark
(fratrukket 8% AM-bidrag)
165,60 kr. 110.290 kr.
Tillæg for feriepenge
(12,5% af timelønnen)
+20,70 kr. +13.786 kr.
Refusionsberettiget timeløn 186,30 kr. 124.076 kr.
Barselsdagpenge fra Udbetaling Danmark -114,73 kr. -76.410 kr.
Difference 71,57 kr. 47.666 kr.
Refusion fra Barsel.dk 71,06 kr. 47.326 kr.
Refusion i alt 185,79 kr. 123.736 kr.
Udbetalt løn uden refusion 0,51 kr. 340 kr.

Tabel 5 – Beregning af refusion, eksempel 3

 

Da arbejdsgiver vælger at søge refusion løbende betyder det, at refusionen fra Barsel.dk bliver udbetalt som følger:

Refusionsperiode Udbetaling Beløb
Januar-marts (12 uger) Slut april 31.551 kr.
April-maj (6 uger) Slut juli 15.775 kr.

Tabel 6 – Udbetalingsoversigt, Barsel.dk, eksempel 3

 

Igen er det vigtigt at være opmærksom på, at der kun er tale om et eksempel og at det derfor kan gøres på flere forskellige måder.

Det vigtige for dig som arbejdsgiver er som sagt, at din ansatte vender tilbage med en plan for, hvordan han/hun ønsker at afholder sin barsel. Det er muligt at læse mere om reglerne for barselsorlov på borger.dk.[9]

Hvordan meddeler jeg så, at min ansatte skal på barsel?

Når du skal melde barsel for din ansatte, så skal du logge ind på virk.dk[10], det er også her du søger om refusion, hvis du udbetaler løn under barsel.

Det er vigtigt, at du få meldt fravær og orlov ind også selvom du ikke skal udbetale løn under orloven, hvis det ikke bliver gjort, så kan din medarbejder ikke søge om barselsdagpenge.

 

[1] https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=192005
[2] https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=179871
[3] https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=31712
[4] Barselsloven § 6, stk. 2
[5] Funktionærloven § 7
[6] https://indberet.virk.dk/barseldk/barseldk
[7] Sats gældende fra den 01. oktober 2017
[8] Beløbene er et hurtigt skøn af udbetalingernes størrelse, de faktiske udbetalinger vil variere fra dette, da de forskellige perioder ikke er på lige mange dage.
[9] https://www.borger.dk/familie-og-boern/Barsel-oversigt
[10] https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/Udbetaling_Danmark/Refusion_af_Barseldagpenge_for_virksomheder

Arbejdsgivers guide til barsel