Skattefri rejsegodtgørelse
Teori
Skattefri rejsegodtgørelse (også kaldet diæter) er en mulighed arbejdsgiver har for at betale sine medarbejdere skattefrit, for udgifter de har haft, uden medarbejderen behøver gemme bilag.
Vær opmærksom på, ikke at forveksle skattefri rejsegodtgørelse med rejsefradrag! Det er de samme satser og regler, men ved skattefri rejsegodtgørelse er det virksomheden, som udbetaler en godtgørelse til den pågældende medarbejder, mens rejsefradraget er et fradrag som medarbejderen får. Læs mere om rejsefradrag her: Rejsefradrag
Rejsegodtgørelsen er derfor tænkt som den lette måde at refunderer en medarbejder, for udgifter i forbindelse med mad og logi. Så i stedet for at tænke på at gemme bilag, så har SKAT blot fastsat en sats som man kan få i stedet for.
| Satser pr. døgn | 2017 | 2016 |
| Logi | 209 kr. | 205 kr. |
| Kost og småfornødenheder for andre lønmodtagere | 487 kr. | 477kr. |
| Kost for turistchauffører ved rejse i Danmark | 75 kr. | 75 kr. |
| Kost for turistchauffører ved rejse i udlandet | 150 kr. | 150 kr. |
Der er i praksis to satser, en for kost og en for logi, de kan udbetales når en medarbejder har været afsted i forbindelse med arbejde i over 24 timer. De første 24 timer er en on/off switch, så 22 timer betyder, at du ikke kan udbetale noget, men 24 timer og 1 min betyder, at du godt kan.
Når de første 24 timer er gået, så tælles der pr. påbegyndt time og man kan godt få fraktioner af et døgn udbetalt. 24 timer og 1 min, skal derfor udbetales som 25 timer eller 1,0416 døgn.
SKATs definition på en rejse er, når du er væk fra din egen bopæl og overnatter uden for hjemmet. Her er det vigtigt, at du har været nød til at overnatte uden for hjemmet. Så har du praktisk haft mulighed for at komme hjem, men valgt at overnatte alligevel, kan der ikke udbetales skattefri rejsegodtgørelse. Der er også krav om, at arbejdsstedet er midlertidigt.
Der er nogle særlige regler omkring kosten, hvor denne skal sættes ned, hvis arbejdsgiver eller kunden afholder nogle af udgifterne. Det kunne eksempelvis være, at arbejdsgiver har købt logi, hvor morgenmaden medfølger, her vil det være lidt synd, hvis medarbejderen så ikke kan få dækket noget til mad.
Den nedenstående liste viser, hvor meget kost og småfornødenheder skal nedsættes med, alt efter hvad der skal dækkes.
| Fri kost | 75 procent |
| Fri morgenmad | 15 procent |
| Fri frokost | 30 procent |
| Fri aftensmad | 30 procent |
Vær opmærksom på, at selv hvis virksomheden betaler det hele, så må man stadigvæk gerne udbetale 25% af 487 kr.
Da nogle smarte mennesker har brugt ovenstående til at slippe for at betale skat, så må man ikke aftale, at en medarbejder går ned i løn, imod at få samme beløb udbetalt som skattefri rejsegodtgørelse. Rejsegodtgørelsen skal altid komme ud over normal løn.
Der er nogle andre særlige begrænsninger på kost, men disse er gennemgået sidst i guiden.
Ved logi er der ikke nogen delvis nedsættelse, så får man dækket noget af udgiften, må man ikke få skattefri godtgørelse. SKAT skriver, at dette også gælder, hvis arbejdsgiver stiller værelse, campingvogn eller tilsvarende til rådighed.
Det er arbejdsgivers ansvar at kontrollerer at den skattefrie rejsegodtgørelse følger reglerne. Her forlanger SKAT at følgende dokumenteres:
- Rejsens erhvervsmæssige formål
- Antal erhvervsmæssige rejsedage samt start og slut tidspunkt
- Beregning af godtgørelsen og hvilke satser, der er brugt
Disse oplysninger skal fremgå af bogføringsbilaget og der skal være dokumentation for, at arbejdsgiver har kontrolleret ovenstående i form af eksempelvis underskrift, stempel eller fejlrettelse.
Overholder arbejdergiver ikke ovenstående, så bliver den skattefrie godtgørelsen i stedet til A-indkomst og da man har udbetalt et beløb til lønmodtager, så skal arbejdergiver indbetale skatten af dette.
Eksempel: Du har udbetalt kost og småfornødenheder for et døgn i alt 487 kr., men der er fejl i dokumentationen, så denne er ikke gyldig. Derfor skal der betales en skat, svarende til medarbejderen havde fået udbetalt 487 kr. Forudsætter vi, at skatten er 37%, så skal arbejdsgiveren indbetale 180,19 kr. ekstra til SKAT.
Generisk eksempel
Der er lavet en aftale om, at en medarbejder får udbetalt skattefri rejsegodtgørelse.
Medarbejderen skriver ned, hvor lang tid vedkommende har været afsted og med hvilket formål, og om medarbejderen selv har afholdt udgifter til kost og logi:
Skattefri rejsegodtgørelse for:
Navn: [medarbejderens navn]
| Rejse start | Rejse slut | Hvorhen | Hvorfor | Kost | Logi |
Virksomheden kontrollerer ovenstående og udarbejder den nødvendige dokumentation til SKAT:
Skattefri rejsegodtgørelse for:
Navn: [Medarbejderens navn]
Rejsens erhvervsmæssige formål:
[Beskrivelse af formålet]
Hvor er der rejst hen:
[Adresse]
| Rejse start (dato og tidspunkt) | Rejse slut (dato og tidspunkt) | Total antal timer | Hvilken sats der er brugt | I alt beløb |
[Virksomhedens underskrift]
Herefter kan beløbet udbetales til medarbejderen.
Praktisk eksempel
Der er lavet en aftale om, at en medarbejder får udbetalt skattefri rejsegodtgørelse.
Medarbejderen har været afsted fra d. 26/10-17 kl. 12:00 til d. 27/10-17 kl. 17:30, i alt 29 timer og 30 min. I praksis er medarbejderen taget afsted direkte fra arbejdet og kommet hjem igen kl. 17:30 dagen efter. Det har i perioden ikke været muligt for medarbejderen at komme hjem, da han skulle til Tyskland og afholde en workshop.
Medarbejderen noterer derfor følgende:
Skattefri rejsegodtgørelse for:
Navn: Lars Larsen
| Rejse start | Rejse slut | Hvorhen | Hvorfor | Kost | Logi |
| 26/10-17 kl. 12:00 | 27/10-17 kl. 17:30 | Tyskland | Afholdelse af workshop | Aftensmad betalt af kunde | Betalt af kunde |
Arbejdsgiver kan herefter kontrollere og lave følgende dokument til regnskabet:
Skattefri rejsegodtgørelse for:
Navn: Lars Larsen
Rejsens erhvervsmæssige formål:
Afholdelse af en workshop for Torte GmBH
Hvor er der rejst hen:
Berlinestrasse 15, Berlin, Tyskland
| Rejse start | Rejse slut | Total antal timer | Hvilken sats der er brugt | I alt beløb |
| 24/10-17 kl. 12:00 | 27/10-17 kl. 17:30 | 29,5 (rundet op til 30) | 340,9 kr. (487 x 0,7) | 426,13 kr. |
For Trefarvet I/S
[underskrift]
Herefter kan beløbet udbetales til medarbejderen, de fleste lønsystemer har dette som mulighed.
Særlige forhold:
Du kan ikke få logigodtgørelse hvis du:
- Får B-indkomst
- Transporterer varer eller mennesker
- Arbejder på skibe, fiskefartøjer, luftfartøjer eller installationer, der bruges til efterforskning og udnyttelse af naturforekomster
SKAT skriver følgende om deres vurdering:
SKATs vurdering er konkret for hver medarbejder
SKATs vurdering er altid konkret for hver lønmodtager og stiller høje krav til medarbejderen, at han overnatter hjemme, hvis det er muligt. Ved arbejde i en begrænset periode forventer SKAT, at medarbejderen kan acceptere en længere afstand mellem sædvanlig bopæl og midlertidig arbejdsplads. Det er altså ikke tilstrækkeligt, at det er besværligt, langt, upraktisk eller dyrt i transportudgifter.
Fra <http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=2242214>
SKAT nævner også disse fem vigtige forhold for at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse:
| 12-månederstidsbegrænsningen |
| Medarbejderen kan højst få udbetalt skattefri godtgørelse til kost og småfornødenheder med standardsatsen i de første 12 måneder, medarbejderen arbejder på et midlertidigt arbejdssted. Ferie, fridage, tjenesterejser eller sygedage afbryder ikke optællingen af de 12 måneder.
Tidsbegrænsningen på 12 måneder gælder for det enkelte arbejdssted. Der begynder derfor en ny 12-månedersperiode, når medarbejderen skifter til et nyt, midlertidigt arbejdssted (arbejdsstedskifte). Medarbejderen skifter midlertidigt arbejdssted, når medarbejderen skifter til en ny, midlertidig arbejdsplads mindst otte kilometer ad normal transportvej fra din tidligere midlertidige arbejdsplads, selv om han eller hun arbejder for den samme arbejdsgiver i det samme arbejdsprojekt. |
| Når det midlertidige arbejdssted flytter sig |
| 12-månederstidsbegrænsningen gælder ikke ved midlertidige arbejdssteder, der flyttes over en strækning på i alt mindst otte kilometer, når denne flytning sker i takt med arbejdets udførelse/færdiggørelse. Det er for eksempel ved motorvejs-, bro- eller jernbaneprojekter.
12-månederstidsbegrænsningen gælder ikke, hvis det midlertidige arbejdssted hele tiden flytter sig. Det er for eksempel ved tjeneste om bord på skibe, herunder fiskerfartøjer. Hvis det midlertidige arbejdssted flytter sig, kan medarbejderen også få skattefri godtgørelse efter de første 12 måneder på den midlertidige arbejdsplads. |
| Når du vender tilbage til et tidligere, midlertidigt arbejdssted |
| Vender medarbejderen tilbage til et tidligere arbejdssted, hvor han eller hun har arbejdet midlertidigt, begynder en ny 12-månedersperiode, hvis medarbejderen har arbejdet mindst 40 sammenhængende arbejdsdage på et andet arbejdssted.
Der skal altså være tale om mindst 40 sammenhængende arbejdsdage på arbejdssted nummer to. Ferie, fridage, tjenesterejser eller sygedage tælles ikke med i de 40 dage. |
| Efter 12 måneder |
| Når tidsbegrænsningen på 12 måneder udløber på et midlertidigt arbejdssted, kan medarbejderen ikke få udbetalt skattefri godtgørelse med satserne.
Er medarbejderen stadig på rejse til midlertidigt arbejdssted, kan medarbejderen få udgifter til kost og småfornødenheder på arbejdsstedet dækket som udlæg efter regning eller ved fri kost. SKAT vurderer konkret, om der er tale om rejse og om arbejdsstedet stadig kun er midlertidigt. |
| Særligt for éndagsrejser |
| Medarbejdere kan ikke få dækket udgifter til for eksempel kost på en éndagsrejse, altså en rejse uden overnatning af kostgodtgørelse eller 25-procentsgodtgørelse. I stedet skal udgiften dækkes som udlæg efter regning eller fri kost/frie måltider til rådighed. |
Fra <http://www.skat.dk/skat.aspx?oid=2242214>